Wat betekent zakelijk postadres in de praktijk?
Met een zakelijk postadres ontvang je bedrijfscommunicatie op een apart kantooradres. Bij onze dienst is dit gecombineerd met een vestigingsadres en wekelijkse digitale postverwerking. Het gaat niet alleen om een adresregel op papier. De onderneming moet het adres rechtmatig kunnen gebruiken en de overeenkomst moet duidelijk maken welke dienst wordt geleverd. Bij de aanvraag worden daarom bedrijfsgegevens, activiteiten en identificatie gecontroleerd.
Voor veel ondernemers is de belangrijkste reden privacy. Een woonadres in het Handelsregister kan ook op websites, facturen en bedrijvengidsen terechtkomen. Met een apart zakelijk adres creëer je meer afstand tussen je onderneming en je privésituatie.
Wanneer past deze oplossing bij je onderneming?
Een extern adres past vooral bij ondernemers die op locatie bij klanten werken, vanuit huis werken, online diensten aanbieden of hun onderneming administratief willen scheiden van hun woonadres. Denk aan zzp’ers, consultants, webshops, holdings, kleine BV’s en dienstverleners zonder dagelijkse bezoekersstroom.
- Je hebt geen volledige kantoorruimte nodig.
- Je wilt een professioneel adres op zakelijke uitingen.
- Je wilt post digitaal kunnen verwerken.
- Je wilt voorkomen dat zakelijke relaties onverwacht thuis verschijnen.
Het verschil tussen een postadres en vestigingsadres
Een postadres is bedoeld voor correspondentie. Een vestigingsadres is de locatie die als vestiging van de onderneming wordt geregistreerd. Voor een KvK-inschrijving is alleen een postbus of correspondentieadres doorgaans niet voldoende. Daarom ontvang je bij onze dienst een huurovereenkomst voor een kantooradres dat als vestigings- en bezoekadres kan worden opgegeven, onder voorbehoud van de individuele beoordeling door de KvK.
Welke gegevens worden gecontroleerd?
Voor het opstellen van een overeenkomst en het uitvoeren van cliëntenonderzoek kunnen wij onder meer vragen naar identificatie, de rechtsvorm, een omschrijving van de activiteiten, contactgegevens, uiteindelijk belanghebbenden en de reden waarom een extern adres nodig is. Deze controle beschermt zowel de locatie als bonafide ondernemers.
Hoe verloopt de aanvraag?
- Kies de gewenste looptijd en rond de betaling af.
- Lever de gevraagde bedrijfs- en identificatiegegevens aan.
- Na acceptatie wordt de huurovereenkomst opgesteld.
- Gebruik de overeenkomst voor oprichting, inschrijving of adreswijziging.
- Na inschrijving ontvangen en verwerken wij de zakelijke post.
Post ontvangen en laten scannen
Post die op het zakelijke adres binnenkomt, wordt verzameld en volgens de dienst wekelijks digitaal verstuurd. Hierdoor kun je correspondentie vanaf iedere locatie verwerken. Reclame en niet-relevante post kunnen afzonderlijk worden behandeld. Voor bijzondere poststukken kan een afwijkende werkwijze gelden.
Belangrijke aandachtspunten
Een adresdienst is geen manier om feitelijke bedrijfsactiviteiten te verbergen. Geef een juiste omschrijving van je werkzaamheden, houd je gegevens actueel en reageer tijdig wanneer aanvullende informatie wordt gevraagd. De KvK, bank, notaris of andere instantie kan zelfstandig extra bewijs verlangen.
Een goede aanvraag is compleet, transparant en sluit aan op de werkelijke bedrijfsactiviteiten.
Verdiepende informatie
Lees voor aanvullende uitleg over een vergelijkbare adresdienst ook deze inhoudelijk passende pagina. Deze verwijzing is bedoeld als aanvullende ondernemersinformatie.
Veelgestelde vragen
Kan iedere onderneming worden geaccepteerd?
Nee. De activiteiten, achtergrond en het doel van het adres worden beoordeeld. Sommige sectoren of risicoprofielen kunnen aanvullende informatie vereisen of worden geweigerd.
Kan ik klanten op het adres ontvangen?
De dienst is primair bedoeld als vestigings- en postadres. Fysieke ontvangst of werkruimte is alleen mogelijk wanneer daar vooraf afzonderlijke afspraken over zijn gemaakt.
Hoe snel krijg ik de huurovereenkomst?
Na betaling en ontvangst van complete gegevens kan de overeenkomst doorgaans snel worden voorbereid. Onvolledige informatie of aanvullende controles kunnen de verwerking vertragen.
Is de postscan inbegrepen?
Ja, de wekelijkse postscan maakt onderdeel uit van de genoemde abonnementen.
Kan ik meerdere ondernemingen inschrijven?
Dat kan na afzonderlijke beoordeling. Voor meerdere ondernemingen kan een aanbod op maat worden besproken.